Publizieren ist nicht Informieren – über eine gelungene interne Kommunikation

Unternehmen intensivieren seit Längerem nun auch die interne Kommunikation und die Bemühungen und Erfolge sind löblich. Gerade dann, wenn die Mitarbeiter*innen sich überwiegend im HomeOffice befinden und die täglichen direkte Kommunikation nur über Telefonkonferenzen, virtuelle Meetings und per E-Mail erfolgt, steigt die Wichtigkeit einer guten internen Kommunikation enorm an.

Einerseits gibt man sich also Mühe, betreibt Aufwand und investiert viel Geld in neue Kommunikationsmedien. Die Mitarbeiter*innen werden auf vielen Kanälen wie Intranetseiten, Foren, Newslettern, Broschüren, Aushängen, internen Videos und sogar Firmen-Podcast und Firmen-Blogs über Neuigkeiten, das Tagesgeschäft und vieles mehr informiert.

Andererseits macht man es sich oft aber auch etwas zu leicht in Deutschlands Chefetagen. Denn das Verteilen von Informationen ist noch lange kein Informieren. Neben dem “Need to know”, also dem, was man für seine tägliche Arbeit wissen muss, bezeichnete der Begriff “Nice to know” einst nützliches Wissen, nicht konkret vorgeschrieben, aber dennoch ziemlich wertvoll für die eigene Arbeit. “Nice to know” scheint inzwischen in Zeiten der Informationsüberflutung und den Möglichkeiten moderner Kommunikationsmedien jedoch eher eine Begründung für die Verbreitung irrelevanter Informationen zu sein: Bildstrecken letztjähriger Teamausflüge zum Beispiel erfüllen nicht die Funktion der internen Kommunikation. Sie stellen keine relevante betriebliche Informiertheit her.

Auch die netten allgegenwärtigen Slogans – von Profitextern auf Halbsätze eingedampfte Mini-Firmenphilosophien – können die interne Kommunikation nur begleiten, aber nicht ausfüllen. Anstatt, dass die Mitarbeiter mit wirklich hilfreichen Informationen versorgt werden, unterhält man sie mit Nichtigkeiten: „Heute Investieren, morgen sparen! – Wie Du durch Kostensenkung zum Erfolg beitragen kannst. (mehr unter…)“. Und den Wechsel einer wichtigen Führungskraft zu einem anderen Unternehmen lesen Mitarbeiter*innen dann zuerst in der Tagespresse. Wer wird schon gerne so „informiert“? Gerade auch in unsicheren Zeiten, wie sie ganz aktuell in vielen Unternehmen und Firmen vorherrschen, ist eine zeitnahe, offene, ehrliche und transparente interne Kommunikation unerlässlich, um die Motivitation und Identifikation und das Commitment der Belegschaft zu behalten.

Von oben diktiert, rauscht die interne Kommunikation oft eine kommunikative Einbahnstraße hinunter (top-down) – eine gesunde Kommunikationskultur hingegen lässt Feedback und Rückfragen zu, besser noch: Sie fördert die beidseitige Verständigung. Und das Dilemma hat auch eine handfeste ökonomische Seite: Rechnet man die verschickten E-Mails und veröffentlichten Beiträge jeder Coloeur über das Jahr zusammen und nimmt eine Minute Zeit pro Bearbeitung an, kommen schnell große Summen zusammen. Ganz zu Schweigen von der Zeit, die für das Anschauen und Lesen und hinterher für das gemeinsame Besprechen mit den Kollegen drauf geht. Bei manchen Unternehmen wird der jährliche Reingewinn in die Entwicklung von internen Videos, Beiträgen im Intranet oder der Weiterleitungsfunktion von E-Mails investiert.

Traurige Wahrheit des Unternehmensalltags ist also nicht, dass unterinformiert wird. Es wird dagegen eher mit Unwichtigem überinformiert, während die wirklich interessanten und hilfreichen Details nicht ankommen. Wird meine Abteilung verkleinert oder vergrößert? Sind die Budgets bereits beschlossen? Wie wird das Produkt, an dem ich mitarbeite, in Zukunft weiterentwickelt?

Sicherlich gilt gerade bei essenziellen Informationen und Instruktionen nach wie vor das Prinzip der “Holschuld”: Die Kerninformationen sind rechtzeitig selbständig einzuholen. Doch ist vorab zu klären, für welche Informationen die Holschuld gilt, wer eine eventuelle Bringschuld hat und wer die Verantwortung für die Informationsübermittlung trägt. Hierfür muss die Abteilung für interne Kommunikation in die Moderatorenrolle schlüpfen. Darüber hinaus hält die Chefetage einige Details aus purem Unbehagen zurück, man befürchtet, die Mitarbeiter mit Bad News zu verschrecken. Das Gegenteil ist richtig: Uninformierte Mitarbeiter fühlen sich alleingelassen und orientierungslos. Vertrauensverlust ist die Folge. Da helfen nur Ehrlichkeit und eine klare Kommunikationsstrategie.

Auch ist angesichts der Info-Fluten in den Unternehmen ausmisten angesagt. Was muss wirklich kommuniziert werden, was kann gekürzt werden, was sollte rechtzeitig angekündigt werden, welche großen Veränderungen stehen an, über die heute schon informiert werden sollte, welche internen Kommunikationskanäle sind am besten wofür geeignet? Während einerseits weniger mehr ist, ist eine präzise Ansprache und beidseitige Kommunikation herzustellen. Ansonsten verliert die interne Kommunikation an Glaubwürdigkeit und wird allenfalls als firmenideologische Beschallung wahrgenommen. Ziel ist es doch nach wie vor, die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter zielführend zu steuern, Entscheidungen zu erläutern, die Kollegen im wahrsten Sinne der internen Kommunikation zu informieren und die Mitarbeiter*innen durch verwertbares Wissen auf dem Laufenden zu halten.

Was ist Ihre interne Kommunikationsstrategie? Gerne beraten wir Sie bei der Entwicklung oder Überarbeitung einer solchen Strategie, der Auswahl der passenden Themen und der geeigneten Kommunkationsmedien und unterstützen Sie bei Ihrer internen Kommunikation. Sprechen Sie uns gerne unter info@human-resources-gmbh.com an. Wir sind schon sehr gespannt auf Sie!